Sekretariatsmitarbeiterin der Abteilung für Klinische Medizin

Sie sind mit einem breiten Spektrum an Verwaltungsaufgaben erfolgreich und können zu einem gut funktionierenden Arbeitsumfeld beitragen? Möchten Sie in einem inspirierenden und professionell starken Umfeld arbeiten, in dem Sie die Geschäftsleitung der größten Abteilung der Universität Aarhus unterstützen? Dann sind Sie vielleicht genau das Richtige für uns! Da wir in der Abteilung für Klinische Medizin sowohl mit dem operativen Tagesgeschäft als auch mit diversen Entwicklungsaufgaben beschäftigt sind, erweitern wir unser Sekretariat und suchen ab dem 1. Juni 2025 oder zeitnah eine/n Mitarbeiter/in. Bei der Stelle handelt es sich um eine unbefristete Vollzeitstelle. Institut für Klinische Medizin Als Mitarbeiter am Institut für Klinische Medizin sind Sie Teil des wahrscheinlich größten gesundheitswissenschaftlichen Forschungsinstituts in Dänemark. Die klinische Forschung deckt alle medizinischen Fachgebiete ab und erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Universitätskrankenhaus und den regionalen Krankenhäusern in der Region Mitteljütland. Wir haben ca. 30.000 m2 moderne Forschungseinrichtungen für experimentelle Chirurgie und Medizin, Tierhaltung und fortschrittliche Scanner. Das Institut trägt die Gesamtverantwortung für die Masterstudiengänge Medizin und Molekulare Medizin. Am Institut sind wir ca. 670 wissenschaftliche Mitarbeiter, 500 Doktoranden und 160 technisch-administrative Mitarbeiter, die disziplinübergreifend zusammenarbeiten. Mehr über die Abteilung können Sie hier und über die Fakultät hier lesen. Ihre Aufgaben: Sie sind Teil eines gut funktionierenden Sekretariats in der Abteilung für Klinische Medizin, in dem wir eng zusammenarbeiten, und Sie werden von 9 kompetenten und engagierten Kollegen mit unterschiedlichen Hintergründen und Fähigkeiten betreut. Jeder ist bestrebt, seine Aufgaben in einem positiven Arbeitsumfeld zu lösen, in dem gegenseitige Hilfe einen hohen Stellenwert hat. Wir sind ein kontaktfreudiges Sekretariat mit vielen Partnern innerhalb der Universität und extern im Universitätsklinikum, den Regionalkrankenhäusern und anderen öffentlichen und privaten Organisationen. Ihre Aufgaben bestehen in erster Linie aus Folgendem, hängen aber auch von Ihren Fähigkeiten ab: Unterstützung und Beratung der Abteilungsleitung, einschließlich Besprechungsvorbereitung, Protokollierung/Mitschriften, Nachverfolgung von Entscheidungen, Sparring zu verschiedenen Themen usw. Finanzielle Aufgaben, einschließlich Vorbereitung verschiedener Vereinbarungen, Genehmigung im Rechnungssystem usw. Wenn Sie im Finanzbereich stark sind, können auch andere finanzielle Aufgaben relevant werden. Einstellung von wissenschaftlichem oder administrativ-technischem Personal, einschließlich Kontakt mit dem Berufsumfeld und der Personalabteilung, Bearbeitung von Fällen im Recruiting der AU System, Unterstützung bei Gehaltsverhandlungen usw. Die Aufgaben müssen den Besitzer wechseln können, damit sich die Aufgaben und die Mitarbeiter des Sekretariats ständig weiterentwickeln. Flexibilität, Offenheit und der Mut, Neues zu lernen, sind daher eine Grundvoraussetzung für den Erfolg in unserem Sekretariat. Sie beziehen sich auf die Sekretariatsleiterin Maria Bøndergaard Røjkjær. Ihre Kompetenzen Wir gehen davon aus, dass Sie über eine einschlägige akademische Ausbildung, ggf. ergänzt durch Verwaltungserfahrung, verfügen, sind aber auch offen für eine Neuqualifizierung. Erfahrungen mit dem Office-Paket und insbesondere Excel- oder Google-Sheet-Tools sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung für die Bewerbung auf die Stelle. Wir arbeiten in vielen verschiedenen Systemen (IndFak, MitHR, EmplyHire, Workzone etc.), daher ist es eine Grundvoraussetzung, dass Sie über ein digitales Mindset verfügen, genauso wie Sie sich darin wohlfühlen müssen, dass ein Großteil der Aufgaben laufende operative Aufgaben sind. Im Sekretariat haben wir eine sehr große Kontaktfläche und es ist uns wichtig, dass sowohl unsere Mitarbeiter als auch unsere Geschäftspartner positiv und herzlich empfangen werden. Sie schaffen es, den Überblick über ein vielfältiges Aufgabenportfolio zu behalten und gleichzeitig strukturiert zu arbeiten. Wir erwarten von Ihnen Verantwortungsbewusstsein und legen großen Wert darauf, dass Sie proaktiv mitarbeiten und gerne die Initiative für Verbesserungen und Verschlankungen im Institutssekretariat ergreifen, wenn Sie einen Bereich mit Verbesserungspotenzial erkennen. Sie verfügen sowohl schriftlich als auch mündlich über gute Kommunikationsfähigkeiten in Dänisch und Englisch und können komplexe Sachverhalte präzise und ausgewogen vermitteln. Fragen zur Stelle Wenn Sie mehr über die Stelle erfahren möchten oder Fragen haben, können Sie sich gerne an die Leiterin des Sekretariats Maria Bøndergaard Røjkjær unter oder [phone removed] wenden. Der Arbeitsplatz ist die Abteilung für klinische Medizin, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N (Universitätskrankenhaus Aarhus).
Warten auf Vorstellungsgespräche in Woche 14 (1. Vorstellungsgespräch) und Woche 15 (2. Vorstellungsgespräch). Möglicherweise erhalten Sie im Zusammenhang mit den Interviews einen Fall. Beschäftigungsgrundlage Gehalt und Beschäftigungsbedingungen gemäß der Vereinbarung zwischen dem Steuerministerium und der zuständigen Berufsorganisation. Bewerbung Ihre Bewerbung muss Folgendes enthalten: Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnis über Ihre Ausbildung (Kopie relevanter Abschlusszeugnisse), Referenzen/Empfehlungen können separat im E-Recruiting-System hochgeladen werden. Wir verweisen auf die Hinweise der Fakultät für Bewerber. Die Universität Aarhus will ein attraktiver und inspirierender Arbeitsplatz für alle sein und wünscht sich eine Kultur, in der sich jeder Einzelne entfalten und weiterentwickeln kann. Wir sehen Gleichberechtigung und Vielfalt als Stärke und ermutigen daher alle Interessenten, sich zu bewerben. Bewerbungen werden über das Rekrutierungssystem der Universität Aarhus gesendet, das unter der Stellenausschreibung auf der Website der Universität Aarhus aufgerufen werden kann.  Über die Universität Aarhus Die Universität Aarhus ist eine akademisch breit aufgestellte und forschungsintensive Universität mit hoher Qualität in Bildung und Forschung und einem starken Engagement für die gesellschaftliche Entwicklung auf nationaler und globaler Ebene. Die Universität bietet ein inspirierendes Bildungs- und Forschungsumfeld für 38.000 Studenten und 8.300 Mitarbeiter mit einem Jahresumsatz von 7,0 Milliarden DKK. DKK Lesen Sie mehr unter [link removed]