Administrativ medarbejder til ph.d.-administration, indkøb, journalisering og diverse sekretær-opgaver - DTU Space

Vores dygtige ph.d.-koordinator har valgt at gå på pension, hvorfor vi nu søger en ny administrativ koordinator. 
Motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet, og ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere? Og har du erfaring med administration på et universitet? Så har du nu muligheden for at blive vores nye kollega på DTU Space, hvor høj faglighed, sparring og hjælpsomhed er i højsædet. 
Stillingen ønskes besat pr. 1. september 2025.
Mere om stillingen

Stillingen er placeret i vores ledelsessekretariat, hvor du vil have et tæt samarbejde med resten af administrationen, som understøtter DTU Space og de tilhørende 6 forskningsafdelinger. Din primære opgave vil være vores ph.d.-administration, og derudover vil du understøtte en af vores forskningsafdelinger med diverse koordinerende opgaver samt administrative opgaver, der går på tværs af instituttet. 
I administrationen er vi omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor faglige udfordringer og et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet. Hverdagen er kendetegnet ved at vi ikke altid kender vores opgaver på forhånd, og derfor skal man trives med uventede opgaver. 
I Sekretariatet har vi hver især en portefølje af mere specialiserede ansvarsområder. Dine primære arbejdsopgaver bliver:
Ph.d.-koordinator: Koordinere og understøtte opgaver i relation til instituttets ph.d.-studerende, herunder yde administrativ support for instituttets Ph.d.-udvalg
Indkøbskoordinator: Indkøb, fakturabehandling, og support i forbindelse med rejseafregninger
Understøttelse af møder og events
Understøttelse af on- og off-boarding samt support til diverse HR-spørgsmål
Journalisering og øvrig håndtering af projekter 
Superbruger af DTU´s IT-systemer

Din profil

Du har en relevant uddannelse indenfor administration og erfaring med universitetsadministration. Du er service-minded, er løsningsorienteret og pragmatisk anlagt.
Vi lægger vægt på, at du:
Er serviceminded og villig til at agere backup for dine kolleger
Holder dig opdateret om regler og procedurer der gælder indenfor instituttet og universitetet
Deltager i relevante møder og på instituttet og DTU
Bidrager til løbende forbedring af de administrative ydelser i tæt samarbejde med dine kolleger
Formulerer dig skriftligt og mundtligt på både dansk og engelsk på et højt niveau
Bidrager til at bevare og forny det gode sociale og faglige miljø på instituttet 
Bidrager konstruktivt til et velfungerende samarbejde med forskerne og dine administrative kolleger på instituttet og DTU

Mere om arbejdspladsen

Vi er i dag ca. 210 medarbejdere, der alle er en del af Danmarks største rumforskningsinstitut og en anerkendt international institution. Med udgangspunkt i rummet udvikler vi ny teknologi, forsker, uddanner ingeniører og ph.d.-kandidater samt leverer rådgivning, innovation og samarbejde nationalt og internationalt.
Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat). 
Stillingen er på 37 timer og ønskes besat pr. 1. september 2025.
Arbejdssted er DTU Space, Lyngby Campus.
Ansøgning og kontakt

Vi skal modtage din online ansøgning senest den 28. marts 2025. 
Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef, Grith Walløe, [phone removed]. 
Læs mere om DTU Space på Fra rummet udforsker vi Jorden og universet (dtu.dk)

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.
Teknologi for mennesker

DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.