Managementsekretär an der Fachhochschule Kopenhagen

Sind Sie bereit, Teil eines dynamischen und engmaschigen Sekretariatsteams zu werden, das eine Schlüsselrolle bei der Organisation und Koordinierung von Besprechungen und Aktivitäten für unsere Vorstandsmitglieder und Schulleiter spielt? Wenn Sie strukturiert und teamfähig sind und ein Auge fürs Detail haben, dann sind Sie vielleicht genau das Richtige für uns. An der Fachhochschule Kopenhagen (KP) ist unsere strategische Vision, „dass wir gemeinsam mit unserem Umfeld Fachkräfte ausbilden, die in der Praxis und gemeinsam mit ihr erfolgreich sind“. Das Management- und Kommunikationssekretariat spielt bei der Verwirklichung dieses Ziels eine absolut zentrale Rolle. Als Managementsekretär tragen Sie daher dazu bei, die Arbeit des Sekretariats zu unterstützen und zu optimieren, damit wir den gesamten Vorstand bestmöglich unterstützen. Über die Stelle: Sie arbeiten eng mit Ihren vier Kollegen im Sekretariatsteam sowie einem Unternehmensberater zusammen. Die Betreuung der Vorstandsmitglieder wird durch einen Berater und einen Schriftführer organisiert, die gemeinsam einen Stab für jedes Vorstandsmitglied bilden. Ihre Hauptaufgabe wird die Kalenderverwaltung durch den Dekan für die zahlreichen Sitzungen und Aktivitäten der Fakultät für Erziehungs- und Sozialwissenschaften sein. Dabei ist die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen im Fachbereich und im gesamten KP sowie mit externen Partnern, das können Ministerien, Kommunen, Organisationen, Arbeitsgruppen, Räte und Gremien sein, erforderlich. Zu Ihren weiteren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Besprechungsmaterialien für die wöchentlichen Chefbesprechungen des Dekans, die Planung von Veranstaltungen entweder intern bei KP oder mit externen Partnern sowie die Bestellung von Transport- und Tagungsverpflegung und die Registrierung für Konferenzen/Seminare. Hinzu kommen Querschnittsaufgaben für das Management- und Kommunikationssekretariat, wie die praktische Organisation von Ausbildungsreviews, die Unterstützung von Rekrutierungsprozessen und die Aktualisierung der KP-Organigramme. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Abwicklung von Reiseabrechnungen, Honoraren und Stundenlöhnen, die Abrechnung von Rechnungen, das Journaling sowie verschiedene administrative Ad-hoc-Aufgaben wie Korrekturleseaufgaben und die Beantwortung des Hauptpostfachs von KP. Über Sie: Sie verfügen über eine einschlägige Ausbildung wie z.B. Berufsabschluss in öffentlicher Verwaltung, Büroausbildung und/oder Erfahrung im Sekretariatsdienst einer Geschäftsleitung. Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie: Erfahrung aus der Arbeit in einer großen, politisch geführten Organisation und vorzugsweise im Bildungssektor haben, solide Erfahrung mit dem Office-Paket haben, über gute Kenntnisse der dänischen Sprache und Grammatik verfügen und sich mit Englisch in Wort und Schrift auskennen und Erfahrung mit IT-Verwaltungssystemen wie RejsUd, Statens Digitale Indkøb (SDI), Emply und dergleichen haben. - alternativ, dass Sie sich gut in neue IT-Verwaltungssysteme einarbeiten können. In Bezug auf Ihre persönlichen Fähigkeiten legen wir besonderen Wert darauf, dass Sie: ein Meister im Organisieren sind, ein ausgeprägtes Gespür für Qualität haben und stolz darauf sind, die Dinge unter Kontrolle zu haben, auch bei kurzen Terminen und vielen Störungen den Überblick behalten und konzentriert arbeiten, dienstleistungsorientiert sind und Ihren Kollegen und Partnern mit Offenheit, Flexibilität und Lösungsorientierung begegnen, selbstständig arbeiten und proaktiv und proaktiv sind. Ihr Arbeitsplatz Als Mitarbeiter im Management- und Kommunikationssekretariat sind Sie Teil einer engagierten Arbeitsgemeinschaft. Unsere wichtigsten Aufgaben bestehen darin, eine effiziente Betreuung des Auftraggebers, der Geschäftsleitung und des KP-Vorstands sicherzustellen, die Strategieentwicklung und -verfolgung zu koordinieren und eine zuverlässige interne und externe Kommunikation mit Blick auf die Zielgruppen zu organisieren, u.a. im Hinblick auf die Rekrutierung für die Studiengänge, Mitwirkung bei der Management- und Organisationsentwicklung einschließlich der Qualitätsentwicklung der Studiengänge, Unterstützung bei der Umsetzung von Entscheidungen und flexibler Nachbereitung, Beitrag zur externen Differenzierung von KP und intern zu einer inklusiven Zusammenarbeit zwischen Studierenden, Mitarbeitern und Führungskräften. Wir sind 36 Mitarbeiter im gesamten Management- und Kommunikationssekretariat, aufgeteilt in eine Kommunikationseinheit mit 17 Mitarbeitern, eine Qualitäts- und Analyseeinheit mit vier Mitarbeitern und eine Einheit mit Beratern und Sekretären mit 15 Mitarbeitern. Sie sind Teil einer Bürogemeinschaft mit den vier anderen Verwaltungssekretären. Sie berichten an den Leiter des Sekretariats. Gehalt und Anstellungsbedingungen Sie werden ab dem 1. Juni 2025 als Direktionssekretärin angestellt. Die Arbeitszeit beträgt 37 Stunden pro Woche. Die Beschäftigung erfolgt gemäß der Organisationsvereinbarung zwischen HK/Staat und dem Finanzministerium sowie dem Tarifvertrag OAO. Es besteht die Möglichkeit, qualifikationsabhängige Zuschläge auszuhandeln. Der Arbeitsplatz ist im Grunde Huml
etorvet 3, 1799, København V. Möchten Sie mehr wissen? An der Fachhochschule Kopenhagen bilden wir Studenten für ein sinnvolles Arbeitsleben aus, in dem sie andere Menschen treffen und für sie einen konkreten Unterschied machen. Wir sehen es als unsere schönste Aufgabe und unsere strategische Vision an, gemeinsam mit der Welt um uns herum Fachkräfte auszubilden, die in und mit der Praxis erfolgreich sind. Lesen Sie mehr über die Fachhochschule Kopenhagen und unsere Strategie unter [link removed] und über KP als Arbeitsplatz auf unserer Karriereseite. Für weitere Informationen zur Stelle können Sie sich gerne an die Leiterin des Sekretariats Merete Ruager unter Tel.: [phone removed] wenden. Interessiert? Senden Sie Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf bis spätestens [phone removed] über den Bewerber-Button. Wir gehen davon aus, dass wir in der 15. und 17. Woche Vorstellungsgespräche führen werden. An der Fachhochschule Kopenhagen wird nicht zwischen Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit oder Ähnlichem unterschieden, sondern nur zwischen Kompetenz und Talent. Wir versuchen, Voreingenommenheit im Einstellungsprozess zu minimieren und empfehlen Ihnen daher, Ihrem Lebenslauf/Ihrer Bewerbung kein Profilbild beizufügen._______________________________________________________________________________________________ Die Fachhochschule Kopenhagen hat mehr als 20.000 Studierende und ca. 1.800 Mitarbeiter, eine der größten Hochschuleinrichtungen Dänemarks. An der Fachhochschule Kopenhagen bilden wir Pädagogen, Krankenpfleger, Lehrer, Sozialarbeiter, Physiotherapeuten, Hebammen und viele mehr aus. Gemeinsam mit unseren Partnern werden wir neue Maßstäbe für die berufliche Aus- und Weiterbildung, Forschung, Entwicklung und Fort- und Weiterbildung in Schule und Pädagogik, Gesundheit und Soziales, Management und Verwaltung setzen.