Secrétaire d'institut 25 – 30 heures/semaine

Êtes-vous à l’aise avec les services de gestion, d’administration et de gestion de réunions ? Avez-vous un grand gène de service ? 
Et vous souhaitez mettre à profit vos compétences et votre expérience dans un nouvel environnement amusant et stimulant, entouré de collègues sympathiques ? 
Alors lisez la suite !
Le Département de culture et de linguistique est un grand département relativement nouveau au SDU, où nous avons passé nos deux premières années à construire l'organisation et à bien maîtriser les flux de travail de base.
Cependant, il nous manque aujourd'hui un collègue pour notre équipe qui aide la direction du département à assurer le suivi des réunions, le suivi des tâches et la planification des enseignements.
Vous obtenez des tâches importantes
Nous recherchons un collègue qui s'épanouit aussi bien dans les tâches de secrétariat classiques que dans les tâches plus spécialisées autour de la planification pédagogique. 
Vos tâches comprendront :

Gestion du temps d'enseignement de notre personnel académique conformément aux normes de temps de travail applicables
Planification à long terme de la capacité d'enseignement sur nos nombreuses études différentes en collaboration avec nos deux chefs de département adjoints
Informations de gestion en rapport avec l'enseignement
Gestion du calendrier et accompagnement de nos deux directeurs adjoints d'institut
Aide à l'organisation des réunions, à la commande de restauration et à la réservation de salles
Suivi des différentes décisions de gestion
Tâches administratives courantes en collaboration avec l'autre secrétariat (par exemple organisation d'événements)

Les tâches nécessitent du soin, de la vue d'ensemble et un sens systématique. Nous sommes un grand institut avec un petit groupe de direction, nous sommes donc très dépendants du soutien administratif lorsque les décisions et les efforts planifiés doivent être mis en œuvre. 
Nous comptons sur vous non seulement pour résoudre vos propres tâches de manière indépendante, mais également pour contribuer à l'amélioration continue de nos processus de travail globaux. 
En retour, vous bénéficiez d’une grande influence et de la possibilité de suivre les choses jusqu’à la porte et de voir les résultats de vos efforts. 
Qui es-tu? 
Peut-être avez-vous de l'expérience dans les services d'administration ou de gestion des étudiants ? Peut-être travaillez-vous avec un autre type d’administration et souhaitez-vous essayer quelque chose de nouveau ? Peut-être venez-vous de terminer votre formation en bureautique ? Les accès au travail peuvent être nombreux et nous devons bien vous habiller pour résoudre les tâches.
Ce qui est décisif pour nous, ce sont vos capacités, votre attitude au travail et votre désir de nous améliorer encore davantage dans la résolution de nos tâches ensemble. Vous êtes - comme nous - ambitieux et souhaitez contribuer continuellement au développement de nos processus administratifs. 
Nous attachons une grande importance à votre sens du service, à votre rigueur et à votre capacité à vous familiariser avec les nouveaux systèmes et outils informatiques. 
Vous disposerez d'une grande surface de contact, vous devez donc avoir le sens de la communication et être de préférence capable de communiquer en anglais (ou être disposé à vous améliorer), car nous employons de nombreux chercheurs internationaux. 
Que proposons-nous ?
Nous sommes 12 collègues sympathiques et coopératifs qui sont prêts à vous aider sur la voie du prochain chapitre de votre carrière. Nous mettons l'accent sur un environnement de travail sûr et agréable avec une courte distance entre les managers et les employés. Nous aimons traiter les uns avec les autres, petits et grands, apprendre de nos erreurs et devenir meilleurs ensemble. Nous apprécions de renforcer nos relations par la rencontre physique, mais souhaitons en même temps laisser place à la concentration individuelle. Cela signifie que nous avons privilégié les bureaux individuels et la possibilité d'avoir un jour de travail à domicile fixe le jeudi. 
Est-ce que ce qui précède vous semble quelque chose ? Nous serons alors impatients de lire votre candidature. Les entretiens auront lieu le jeudi 24 avril. 
Si vous avez des questions sur le poste, vous pouvez bien entendu contacter le chef du secrétariat Stefan Knudsen, [email protected] ou [phone removed]. 
Le Département des sciences culturelles et linguistiques est un institut nouvellement créé le 1er janvier 2023 sous la Faculté des sciences humaines avec env. 250 collaborateurs, organisés en centres, groupes de recherche et secrétariat commun. Vous pouvez en savoir plus sur l'institut ici.
Le secrétariat de l'institut est composé de 10 collaborateurs permanents et de 2 étudiants assistants, qui tentent chaque jour d'améliorer leurs compétences en finance, ressources humaines, services de gestion, planification pédagogique et animation d'événements, afin que nous puissions soutenir collectivement la recherche et l'enseignement de l'institut de la meilleure façon possible.
Entrée prévue le 1er juin 2025 ou sur accord. 
L'emploi s'effectue conformément à la convention collective entre le ministère des Finances et HK/STAT.
La candidature doit comprendre une lettre de motivation, un CV et un diplôme. Tous les documents liés à la demande ne doivent pas contenir le numéro CPR – dans ce cas, le numéro CPR doit être barré.
Tout le monde sait
les fichiers joints doivent être au format Adobe PDF.
La lettre de motivation et le CV doivent max. remplir 5 Mo. 
Des conseils sur la manière de postuler peuvent être trouvés ici.
L'Université du Danemark du Sud souhaite refléter la société environnante et encourage donc chacun, quelle que soit son origine personnelle, à postuler pour le poste.
Date limite de candidature 21 avril 2025 23h59